Ondersteuning bij ICT-opbouw voor de medische hulpverlening op Sunrise Festival

Een medische hulppost op een festival heeft meer nodig dan medisch materiaal alleen. Ook computers, netwerkverbindingen en communicatiemiddelen moeten op het juiste moment op de juiste plaats staan en operationeel zijn.

Voor Sunrise Festival 2026 ondersteunde Cairven, in opdracht van MedIT, gedurende één opbouwdag de plaatsing en gedeeltelijke opbouw van de ICT-infrastructuur voor de medische hulpverlening.

Een opdracht waarbij techniek, logistiek en medische hulpverlening samenkwamen — en waarbij ook bleek hoe belangrijk de juiste randvoorwaarden op een evenemententerrein zijn.

Ondersteuning van MedIT

De voorbereiding en het ontwerp van de ICT-infrastructuur werden volledig door MedIT uitgevoerd.

Cairven werd ingeschakeld om MedIT tijdens de fysieke opbouw te ondersteunen. De opdracht bestond voornamelijk uit het vervoeren, uitladen, verdelen, plaatsen en waar mogelijk aansluiten van het voorziene ICT-materiaal.

Het ging dus niet om de ontwikkeling of configuratie van software, maar om praktische ondersteuning bij de hardwarematige uitrol op het festivalterrein.

Materiaal op de juiste plaats

Op een festivalterrein moet heel wat materiaal verdeeld worden over verschillende locaties.

Tijdens de opbouw werd het ICT-materiaal naar de verschillende medische posten vervoerd. Cairven hielp bij het uitladen en verdelen van de apparatuur over twee van de drie voorziene hulpposten.

Op die manier stond het materiaal alvast op de locaties waar MedIT de verdere installatie zou uitvoeren.

Opbouw van de CP-OPS

Naast de medische hulpposten werd ook gewerkt aan de CP-OPS, de operationele commandopost.

Hier kon de ICT-opbouw wel verder worden uitgevoerd.

De voorziene computers werden opgesteld en uitgerust met onder andere beeldschermen, muizen en toetsenborden. Ook de beschikbare internetverbinding werd aangesloten op de voorziene module.

Daarnaast werd de zendmast voor de radiocommunicatie opgebouwd en geïnstalleerd.

Zo kreeg de CP-OPS de nodige fysieke ICT- en communicatie-infrastructuur om tijdens het evenement operationeel gebruikt te kunnen worden.

Niet alles loopt zoals op papier

Werken op locatie betekent ook omgaan met omstandigheden die je zelf niet volledig in de hand hebt.

Voor de verdere installatie van de medische posten waren onder andere stroomvoorziening, internetverbindingen en tafels nodig. Een deel daarvan was op de voorziene opbouwdag nog niet beschikbaar.

Daardoor konden de computers en andere apparatuur in de medische posten nog niet volledig worden opgesteld en aangesloten.

In plaats van een tijdelijke of geïmproviseerde oplossing te forceren, werd het materiaal correct verdeeld en klaargezet zodat MedIT de verdere installatie kon uitvoeren zodra de noodzakelijke voorzieningen aanwezig waren.

De dag nadien waren deze randvoorwaarden wel beschikbaar en kon MedIT de verdere opbouw afronden.

ICT achter medische hulpverlening

Voor bezoekers is de ICT achter een medische hulppost grotendeels onzichtbaar. Toch vormt ze een onderdeel van de infrastructuur die de hulpverlening op een groot evenement ondersteunt.

Computers moeten beschikbaar zijn waar ze nodig zijn, netwerkverbindingen moeten kunnen worden aangesloten en communicatiemiddelen moeten correct worden opgesteld.

Dat vraagt niet alleen technische voorbereiding, maar ook logistiek werk op het terrein: materiaal vervoeren, verdelen, installeren en samenwerken met verschillende partijen binnen een evenementopbouw.

Voor Cairven was deze opdracht een mooie combinatie van ICT, evenemententechniek en kennis van de medische hulpverlening.

Samenwerken waar expertise elkaar aanvult

MedIT stond in voor het ontwerp en de voorbereiding van de ICT-infrastructuur en schakelde Cairven in voor bijkomende ondersteuning tijdens de opbouw.

Die manier van samenwerken maakt het mogelijk om tijdens drukke opbouwmomenten extra technische capaciteit in te zetten zonder de verantwoordelijkheden binnen een project uit het oog te verliezen.

Voor Cairven betekent dat niet noodzakelijk een volledig ICT-project van begin tot einde uitvoeren. Ook gericht ondersteunen tijdens één onderdeel van een groter project kan waardevol zijn.

Techniek werkt immers pas wanneer ze ook op het juiste moment op de juiste plaats terechtkomt.